医療事務の募集要項を作成する際は、業務内容を明確に分類することで応募者とのミスマッチを防げます。どのように切り分けるべきか、詳しく解説します。

窓口業務

窓口業務は医療事務の代表的な仕事の一つであり、クリニックの「顔」として患者さんとの接点となる役割を持ちます。具体的には、受付での問診票の記入案内や保険証確認、会計処理、次回予約の調整などを担当します。

経験よりも、患者さんとスムーズにコミュニケーションを取る能力や、複数の作業を同時に処理できる対応力が重視される点です。とくに高齢者や体調が優れない方への配慮ができる人材は、窓口業務に適しています。

募集要項には、「コミュニケーション能力の高さ」や「臨機応変な対応力」を求める旨を明記し、応募者自身が適性を判断できるようにすることが、採用後のミスマッチを防ぐ最大のポイントです。

レセプト業務

レセプト業務はクリニック経営の根幹を担う重要な業務です。診療報酬明細書（レセプト）の作成や点検、保険請求などを担います。

正確な医療費の計算には、保険制度や診療報酬の知識が不可欠であり、ここでのミスは収益減少につながります。

電子カルテを導入している施設であれば、ある程度システムがサポートしてくれるため、未経験者でも一定期間の研修後には実務稼働が可能です。

しかし、紙カルテの施設や複雑な症例が多い診療科では、経験者の採用が望ましいでしょう。とくに自院の診療内容に関する知見がある人材は、査定・返戻を防ぐ即戦力としての活躍が期待できます。

募集要項には、経験年数や使用経験のあるレセプトコンピューター（電子カルテシステム含む）の名称なども具体的に記載することで、マッチする応募者の質が向上します。

クラーク業務

クラーク業務は医師をはじめとする他職種のサポートを行い、診療の効率化に貢献する業務です。カルテの代行入力や診断書などの医療文書の作成補助、各種データの管理や分析資料の作成などが含まれます。

医師の負担を大幅に軽減し、診療に集中できる環境を整えることで、結果的に患者さんへのサービス向上にもつながります。

業務を任せるためには医学用語の理解やITスキル、文書作成能力が求められるため、人材要件の明確化が大切です。また、他職種と円滑に連携するためのコミュニケーション能力も欠かせません。

近年では電子カルテの普及により、データ入力や管理の重要性が増しているため、パソコンスキルに長けた人材の需要が高まっています。募集要項には必要なITスキルレベルや、対応する診療科の特性なども記載し、応募者が自身の適性を正確に判断できるよう配慮しましょう。

医療事務を採用するメリットを把握することは、採用基準を明確にするうえでも重要です。ここでは、医療事務採用による3つのメリットについて詳しく解説します。

診療に集中できる

医療事務採用による最大のメリットは、医師や看護師が本来の専門業務に集中できる環境が整うことです。

たとえば、診察の合間に保険請求の確認をする必要がなくなり、その時間を患者さんの診察や治療計画の検討に充てられます。また、診断書や紹介状といった文書作成の下書きを医療事務にお願いすれば、医師は確認と署名だけで済むようになり、業務効率が大幅に向上します。

結果として、1日あたりの診療可能患者数の増加や、一人あたりの診療時間の充実など、医療の質と量の両面で改善が期待できます。

経営安定の基盤を構築できる

診療報酬制度に精通した医療事務を採用できれば、クリニックの経営安定化につながります。医療保険制度は複雑で2年ごとに診療報酬改定もあるため、知識を持った人材が院内にいるかどうかは非常に重要です。

たとえば、よくある請求ミスをリスト化してチェック体制を整えたり、診療内容に応じた算定パターンを標準化したりすることで、知識を横展開できるようになります。経営面でのサポート役として実務を推進してもらうことで、院長先生は診療に専念しながらも、クリニック経営の安定化を実現できます。

医療DX推進の併走役を担ってもらえる

近年、医療現場でもデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が必須となっていますが、診療に追われる院長先生一人では対応しきれないことも多くあります。医療事務の採用により、ITシステムの導入やDX推進の中心的役割を担ってもらうことが可能です。

たとえば、電子カルテシステムの効率的な運用方法の検討や、オンライン診療システムの導入・運用、予約管理のデジタル化などを任せられます。また、蓄積された診療データの分析や、SNSを活用した情報発信なども医療事務のサポートがあればハードルを下げられます。

とくにデジタル技術に強い若手の医療事務であれば、クリニックのDX推進における併走役として、医療現場の効率化とサービス向上に大きく貢献してくれるでしょう。

医療事務の採用活動は、限られた時間と労力の中で行わなければならないため、効率的な人物の見極めが重要です。ここでは自院で活躍してくれる医療事務を見極めるための3つの方法を紹介します。

自院を選んだ理由を質問する

応募者に自院を選んだ理由を質問するのは、その人の価値観や仕事に対する姿勢を知るための手がかりとなります。具体的には「他院ではなく当院を選んだ理由は何ですか？」や「当院のどのような部分に惹かれましたか？」と尋ねることで、自院の特徴をどの程度理解しているかが確認できます。

また「当院の経営理念や方針に共感できる点はありますか？」といった質問は、長期的に働いてもらえる可能性を探るうえで非常に有効です。

面接の際は応募者の言葉選びや表情も注目するとよいでしょう。自院の特色や理念に共感してもらえる応募者は、入職後も院内の雰囲気になじみやすく、チームの一員として長期的に貢献してくれる可能性が高いといえます。

自院で活かせるスキルを確認する

採用面接では、応募者が持つスキルや経験が自院でどのように活かせるかを具体的に確認することが重要です。

経験者の場合「前職ではどのような業務を担当されていましたか？」という質問から始め、その経験が自院でどのように発揮できそうかを応募者自身の言葉で説明してもらいましょう。とくに「当院でどのようなスキルを活用できそうですか？」と尋ねることで、応募者の自己分析力と現場への適応力を把握できます。

未経験者の場合はSPIなどの適性検査を受けてもらい、基本的な能力を確認するのも効果的です。その際、院長先生だけでなく看護師など他のスタッフの意見も聞くことで、多角的な視点から候補者を評価できます。

また、医療事務にとって欠かせないパソコンスキルについては、「どのような操作ができますか？」「どのようなソフトを使った経験がありますか？」など具体的に確認することが大切です。

コミュニケーション能力が必要十分か確認する

医療事務のコミュニケーション能力は、経験の有無によらず個人の素養によるところが大きいため、面接時に慎重に見極める必要があります。たとえば、面接中にわざとペンを落としてその反応を見たり、突然の状況変化にどう対応するかを観察したりする方法が効果的です。

また、「趣味は何ですか？」「最近見た映画はありますか？」といった仕事とは直接関係のない質問をすることで、応募者のコミュニケーションスタイルや人柄を垣間見ることもできるでしょう。

面接は緊張する場ですが、その中でも自然な会話ができるか、質問の意図を理解して適切に応答できるかといった点は、実業務での対応力を予測できる判断材料となります。

近年の人材不足の状況では、ただ漠然と募集をかけるだけでは理想の人材に出会うことは難しくなっています。ここでは、採用活動の質を高めるためのポイントを2つ紹介します。

自院の状況に応じた求人媒体を選定する

医療事務を募集する際は、自院の状況や求める人材像に合わせた求人媒体の選定が重要です。なぜなら、媒体によって強み・弱みが異なるためです。たとえば、広く募集をかけたい場合は公共職業安定所（ハローワーク）、条件を限定して募集したい場合は、医療職専門の求人サイトなどが有効でしょう。

また、地域密着型のクリニックであれば、地元のフリーペーパーや新聞折り込みも地域にアピールできる優れた媒体です。

募集したい年齢層や経験レベル、自院の環境などに応じて複数の媒体を戦略的に組み合わせることで、採用活動の成功率を高められます。採用1人あたりのコストも鑑みて媒体の選定を進めましょう。

オファー型の採用手法を採り入れる

近年の採用市場は、求人を出して応募を待つだけでは理想の人材に出会えない厳しい状況になっています。そこで注目したいのが、オファー型の採用手法です。これは求職者データベースに登録している人材に対して、クリニック側から直接アプローチする方法です。

医療事務専門のエージェントサイトはもちろん、ハローワークでも登録者のスキルや経験、希望条件などを閲覧して自院に合いそうな人材に直接アプローチできます。

オファーメールを送る際は、自院の魅力や必要としている具体的な理由を伝えることで、返信率を高められます。

変化する採用市場において受け身の姿勢ではなく、能動的な採用活動が今後ますます重要になってくるでしょう。

ここでは、募集要項の作成から面接時の対応まで、とくに気をつけたい3つのポイントについて詳しく解説します。

業務内容はできる限り明記する

募集要項を作成する際は、具体的な業務内容をできるだけ詳細に明記しましょう。「一般的な医療事務業務」のように曖昧な表現ではなく、窓口業務・レセプト業務・クラーク業務のそれぞれについて具体的な仕事内容を記載しましょう。

（記載イメージ）

• 窓口業務：受付での患者さん対応、保険証確認、会計処理、次回予約管理など
• レセプト業務：レセプト作成、点検、返戻・査定対応など
• クラーク業務：診察室で医師の電子カルテ記載をサポートする業務など

また、使用している電子カルテシステムやレセプトコンピューターなどのシステム名を明記することで、経験者にとっては親和性が把握しやすくなります。

このように、業務内容を明確にすることで入職後のトラブルも防止できるため、クリニック側も負担や手間を軽減できます。

経験年数・福利厚生を具体的に提示する

応募に必要な経験年数や福利厚生について、具体的に提示することで人材の絞り込みが可能です。

たとえば「未経験可」なのか、「医療事務経験3年以上」などの条件があるかどうかで、応募者側も自分が対象となるかどうかを適切に判断できます。未経験者を募集する場合は、「研修制度あり」「資格取得支援あり」といったサポート体制も記載すると安心感を与えられます。

また、福利厚生については以下のような情報を提示できるとよいでしょう。

• 給与や賞与の範囲
• 昇給制度
• 社会保険の加入状況
• 有給休暇の取得実績
• 残業の有無など

とくに勤務時間や休日については、「週休2日制（土日休み）」「シフト制（月8日休み）」など、できるだけ明確に記載しましょう。

こうした情報を事前に開示することで条件面でのミスマッチを防ぎ、入職後のトラブルや早期退職を低減できます。

話しやすい雰囲気を作る

面接時には、応募者が緊張せずに自分の経験やスキルを話せるよう、リラックスした雰囲気づくりを心がけましょう。

とくに院長先生が面接官を務める場合は、応募者が必要以上に緊張してしまうことも珍しくありません。面接の冒頭で「リラックスしてお話しください」と声をかけるだけでなく、実際の態度や姿勢にも細心の注意を払いましょう。

たとえば、腕組みや厳しい表情、低いトーンでの質問は威圧感を与えてしまうため積極的に避けるべきです。代わりに、適度な相槌や頷き、穏やかな表情で話を聞くことで応募者は自分の言葉で話しやすくなります。

採用活動は面接後、スムーズに業務に入ってもらうための環境づくりまでがセットです。

たとえば、業務マニュアルを用意しておけば、手順の標準化と自己学習を促進できます。マニュアル作成まで手が回らない場合は、業務をローテーションする体制を構築し、特定の人に負担が集中するのを防ぎましょう。

もし、教育担当者を設ける際には、担当者独自のやり方や考え方だけが伝わらないよう、院長先生自身が定期的に声をかける配慮も大切です。

教育体制に不安がある場合は、医療事務専門の人材会社やコンサルタントの協力を得るのも有効です。

ウィーメックス株式会社では、窓口会計や医療事務に特化した人材派遣・人材紹介・紹介予定派遣サービスを提供しています。メディコムシリーズの電子カルテ・レセプトコンピューター指導をはじめ、接遇マナーなどの研修によりすぐに現場で活躍できる人材紹介が可能です。

※対応地区：東京都、神奈川県、愛知県、岐阜県（一部）、三重県（一部）

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自院に適した医療事務を募集・採用するためには、業務内容の明確な分類と具体的な募集要項の作成が何よりも重要です。窓口業務・レセプト業務・クラーク業務の特性を正確に理解し、採用後のメリットを具体的に明記しておくことで、自院に最適な人材を見極められます。

まずは自院の状況を客観的に整理し、どのような医療事務が必要かを明確にすることから始めてみてはいかがでしょうか。人材派遣・人材紹介に関するご相談は、以下よりお寄せください。

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